Para qué sirve la firma electrónica

¿Quieres saber para qué sirve la firma electrónica? No hay duda de que el proceso manual y tradicional de firmar un documento puede llevar mucho tiempo y ser una molestia para las empresas. Es por eso que la mayoría de las empresas ahora utilizan las firmas electrónicas.

En detalle, ahorra mucho tiempo y acelera el proceso mediante un sistema que te permite firmar los documentos electrónicamente. Aquí, en este artículo, descubrirás que hay varios tipos de firmas electrónicas consideradas legalmente vinculantes en un amplio espectro de las industrias.

La siguiente información analizará los casos de usos relacionados con este método innovador de verificación y sus beneficios, así como los tres tipos comunes de firmas electrónicas.

Los 10 usos más comunes de la firma electrónica

Exploremos los usos más comunes de la firma electrónica:

1. Para qué sirve la firma electrónica en contratos de venta

Casi todas las empresas tienen contratos de venta. Estos son documentos que se firman con bastante frecuencia. Además, los contratos de venta también son cruciales para las empresas. La demora en la firma de dichos acuerdos puede afectar las ganancias de tu negocio.

Debes completar el proceso más rápido y de forma segura. Aquí es donde puedes considerar el uso de las firmas electrónicas. El contrato de venta puede incluir negocios entre empresas, negocios residenciales, transacciones inmobiliarias y más.

2. Para qué sirve la firma electrónica en acuerdos de proveedores y vendedores.

Una empresa de pequeña escala a menudo enfrenta problemas mientras negocia con los proveedores. Por lo tanto, es mejor cerrar el acuerdo, el precio, los términos y las condiciones lo antes posible. Si optas por la firma manual, puedes enfrentar un retraso en este proceso.

Mediante el uso de firmas electrónicas, con solo un clic, puedes obtener el signo y finalizar el acuerdo. Es bastante fácil de usar y más rápido que los métodos tradicionales. No necesitas esperar el momento para firmar un documento, pero puedes hacerlo cuando lo desees.

3. Para qué sirve la firma electrónica en nuevos formularios de clientes

¿Tus clientes desean completar algunos formularios u otros documentos para realizar negocios contigo? En caso afirmativo, puedes aprovechar el uso de las firmas electrónicas. No es necesario seguir el largo proceso de imprimir los documentos y firmarlos. Además, mediante el uso de firmas electrónicas, puedes evitar efectivamente volver a escribir los datos. También conduce a cero errores virtuales.

4. Para qué sirve la firma electrónica en cambios de pedidos

Quienes dirigen el negocio centrado en proyectos; Para ellos, los cambios no son comunes. Sin embargo, puedes enfrentar una sorpresa en medio del proyecto si tu cliente cambiar de opinión. También aumentar o disminuir tus pedidos. Durante tal condición puedes conseguir enfrentar imprevistos en los proyectos por medio de las firmas electrónicas.

El uso de las firmas electrónicas evitará significativamente dichos casos. Porque puedes aprobar el cambio en los pedidos con las firmas rápidamente. Además, puedes mantener fácilmente todos tus documentos en la nube y revisarlos cuando lo desees.

5. Para qué sirve la firma electrónica en aprobaciones de clientes

Obtener la aprobación final antes de comenzar el proceso de fabricación o producción es bastante esencial para la empresa que se ocupa de productos y servicios personalizados. Cuando se trata de obtener aprobaciones, puedes usar las firmas electrónicas para que sea más rápido el proceso.

Además, te dará suficiente tiempo para concentrarte en el pedido, en lugar de gastar tu tiempo para obtener las aprobaciones. No es necesario visitar a los clientes y obtener sus carteles en los documentos de aprobación.

6. Para qué sirve la firma electrónica en la incorporación de empleados

El proceso de contratación de un nuevo empleado implica mucho papeleo. Por ejemplo, formularios de contrato, beneficios de inscripción, depósito automático de cheques de pago y más. Si firmas todos esos documentos manualmente, puede llevar mucho tiempo.

Sin embargo, puedes ahorrar tiempo con el uso de las firmas electrónicas. Simplemente haz clic en el botón y habrás terminado con el trabajo de firma.

7. Para qué sirve la firma electrónica en las licencias de propiedad intelectual y otros acuerdos legales.

Según la ley, los documentos legales deben contener firmas válidas de las partes involucradas. De lo contrario, el material no se considerará exacto. Entonces, aquí puedes considerar el uso de las firmas electrónicas.

La razón es que la mayoría de las firmas electrónicas están sujetas a reglas y regulaciones, que son aceptadas por el tribunal. Son perfectos para firmar documentos legales. Todo lo que necesitas es asegurarte de que la autoridad local apruebe el software de firma electrónica.

8. Para qué sirve la firma electrónica en los acuerdos de confidencialidad.

En general, los acuerdos de confidencialidad te ofrecen una mayor seguridad. Además, te permite llevar a cabo tus negocios libremente. Cuando se trata de firmar dicho acuerdo, la firma manual puede resultar inconveniente.

Además, la firma manual no es segura, y pueden usarlo para los diferentes tipos de actividades delictivas. La forma más segura de firmar el acuerdo de confidencialidad es el uso de las firmas electrónicas. Con esto, puedes firmar los documentos a través de tu teléfono móvil, y así manejar todo el proceso con confianza.

9. Para qué sirve la firma electrónica en los acuerdos de distribución

Si estás haciendo negocios con distribuidores, concesionarios y otros canales similares, puedes disfrutar de una mejor compañía con el uso de las firmas electrónicas. Cuando hay muchos socios que participan en la obtención de firmas y la gestión de los acuerdos, puede crear mucha confusión.

Pero con la firma electrónica, ahora es bastante fácil manejar dicha tarea. Puedes obtener firmas y administrar los documentos a través de los servicios en la nube.

10. Para qué sirve la firma electrónica en consentimiento de los padres y verificación de edad.

No importa cuáles sean tus requisitos, ya sea que desees verificar la edad de tu empleado o trabajador con niños, puedes usar la firma electrónica. Además, puede integrarse con su ID para simplificar el proceso de verificación.

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Beneficios de las firmas electrónicas

Después de poder considerar seriamente para qué sirve la firma electrónica, debes comprender los beneficios y ventajas. Examinemos algunos de los más notables:

1. Simple e intuitivo

El mayor beneficio de las firmas electrónicas es que son simples y fáciles de usar. Hay varias soluciones en línea diferentes, pero usaremos eversign como ejemplo. Con su sistema, cargas un documento, declaran firmantes y destinatarios, y se entrega un enlace seguro al destinatario.

El destinatario firma el documento y el proceso se completa. ¡Es fácil! Si puedes abrir un enlace y hacer clic en un botón, puedes usar las firmas electrónicas.

2. Alto nivel de seguridad

Lo creas o no, las firmas electrónicas son más seguras que los documentos en papel tradicionales. No solo contienen una firma, sino que también contienen información rastreable sobre quién firmó el documento, cuándo lo firmaron y dónde lo firmaron. Eso es mucho más fuerte y más ejecutable que una transacción en papel promedio.

3. Conveniente

Operamos en un mundo de negocios geográficamente disperso. En la actualidad, incluso las pequeñas empresas locales tratan con diferentes proveedores, clientes y socios en varias ciudades, estados y países. Las firmas electrónicas te permiten la autenticación remota, lo que la convierte en una solución mucho más conveniente que la alternativa del correo y / o impresión y escaneo.

4. Cambio más rápido

La conveniencia de las firmas electrónicas significa que hay un tiempo de respuesta mucho más rápido. En lugar de enviar un documento a una de las partes, hacer que lo impriman, firmar y escanear, enviarlo a la siguiente parte y repetir el proceso en el futuro, todos pueden cerrar la sesión en cuestión de segundos. Este cambio más rápido le brinda a tu empresa una mayor versatilidad en situaciones urgentes.

5. Menor costo

Finalmente, las firmas electrónicas son más rentables que el método tradicional de lápiz y papel. No solo ahorraras en papel, sino que también ahorraras en franqueo, envío de suministros y tiempo (que es dinero). Con los años, cada poco se suma.

Tipos de firmas electrónicas

Los cuerpos legislativos han dividido los tipos de firma electrónica en 3 categorías básicas. Por ejemplo, la regulación eIDAS de la Unión Europea, desarrollada en 2014 y promulgada en 2016, define estas 3 categorías como:

• Firmas electrónicas simples (o básicas)
• Firmas electrónicas avanzadas
• Firmas electrónicas calificadas

Diferencias clave entre estos tipos de firmas electrónicas:

Con la información que te daremos a continuación lograrás identificar fácilmente cada una de las firmas electrónicas.

Firma electrónica simple:

Son el tipo más amplio de la firma electrónica. Se definen como "datos en forma electrónica que se adjunta o está lógicamente asociado con otros datos en forma electrónica y que el firmante utiliza para firmar". En muchos casos, las firmas electrónicas simples se consideran legalmente vinculantes. Sin embargo, para ciertos documentos se deben cumplir requisitos más altos.

Firma electrónica avanzada:

Son firmas que tienen un "sello electrónico" adjunto. En otras palabras, se transmiten a través de un "servicio de entrega electrónico registrado" que puede proporcionarte evidencia sobre el manejo de los datos transmitidos. Estas firmas suelen estar certificadas por una Autoridad de certificación (o CA) independiente.

Firma electrónica calificada:

Son firmas electrónicas avanzadas que cumplen con requisitos adicionales. Por ejemplo, las firmas electrónicas cualificadas deben tener un certificado basado en claves públicas emitidas en una tarjeta criptográfica (o dispositivo equivalente) con un doble factor de autenticación. También debe haber una identificación previa del firmante por parte de una entidad auditada.

Nota:

En pocas palabras, los 3 tipos de firmas electrónicas se pueden clasificar según el nivel de seguridad: la firma electrónica simple es la menos segura de las tres, y la firma electrónica calificada es la más segura.

Conclusión

Ya seas una empresa a pequeña o de gran escala, para disfrutar de las máximas ganancias, debes utilizar cada segundo. Si pierdes el tiempo tratando con firmas y administración de documentos, puede afectar tu negocio. Por lo tanto, para evitar todas estas condiciones, siempre debes usar las firmas electrónicas cuando se trata de firmar varios documentos relacionados con el negocio.

La discusión anterior ha señalado los beneficios y usos de las firmas electrónicas. Además, aprendiste para qué sirve la firma electrónica en las pequeñas empresas. No importa en qué tipo de documentación estés involucrado, puedes ahorrar dinero y tiempo mediante el uso de las firmas electrónicas.

Por lo tanto, adopta la firma electrónica ahora y prepárate para presenciar un mejor crecimiento de tu negocio. ¡Olvídate de la firma manual con firmas electrónicas!