18 Mejores Trucos Para Google Docs

En la ofimática, sin duda, una de las herramientas más importantes y utilizadas son los procesadores de textos. Los cuales, se consideran de gran ayuda tanto para uso personal, como también a nivel académico y profesional.

Si bien es cierto, el procesador de palabras más reconocido es Microsoft Word, pero en vista de que es una aplicación de pago, los usuarios buscan otras alternativas. En tal sentido, una de las mejores soluciones de tal tipo, se trata de Google Docs que está disponible en todo momento.

Sin embargo, muchos usuarios de Google Docs o quienes desean probar este procesador de texto, no conocen todas sus funcionalidades disponibles. Razón por la cual, hemos decidido reunir los 18 trucos  para Google Docs más especiales para obtener una experiencia bastante completa e incrementar tu capacidad.

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Mejores trucos para Google Docs

Ahora bien, es momento de conocer y detallar los mejores trucos que puedes tener en cuenta al momento de gestionar tus textos desde Google Docs, con el fin de sacarle el mayor partido posible a esta herramienta basada en la nube.

1. Usar plantillas para proyectos reiterativos

En diversas ocasiones, los usuarios de Google Docs deben enviar el mismo tipo de documento e información a sus compañeros de estudio o trabajo e incluso a sus clientes, una y otra vez; por lo que esta herramienta cuenta con una función para obtener mayor productividad en dichos casos.

Así, Google Docs te permite hacer uso de alguna de las plantillas prediseñadas, en donde se encuentran los siguientes tipos: plantillas de cotizaciones, ofertas de empleo, memos, cartas de venta, reportes de venta, acuerdos contractuales, entre otros.

Entonces, para poder emplearlas, sigue estos pasos:

1. Dentro de la herramienta, "haz clic sobre la sección Archivo".
2. Posteriormente, "pulsa en la opción Nuevo" del menú.
3. A continuación, en el nuevo menú desplegable, "presiona en Desde la plantilla" para seleccionar la que necesites.

2. Emplear las etiquetas de colores para organizarte mejor

En vista de que los entornos organizados ofrecen una mayor productividad a los usuarios, Google Docs ha tomado esto en cuenta y por ello, te permite abrir carpetas determinadas en Google Drive y seccionarlas a través de las etiquetas de colores, con el fin de que tu documento en la nube sea más fácil de encontrar y rápido de usar.

1. En tal sentido, para localizar las cosas en un espacio mucho más organizado en Docs, tienes que establecer dichas etiquetas con tan solo "hacer clic derecho en una carpeta específica".
2. Luego "pulsar la opción Cambiar color" y allí, elegir el que prefieras.

3. Realizar búsqueda de imágenes con licencia abierta

En la mayoría de los casos, cuando redactas un texto en un procesador de palabras, es de suma importancia añadirle material multimedia para poder complementar la información y ofrecer un documento más llamativo. Por lo cual, Google Docs te proporciona una búsqueda de imágenes para facilitar este procedimiento.

De ese modo, te recomendamos dirigirte al apartado de Insertar imagen, allí podrás encontrar gran variedad de elementos de este tipo e incluso, establecer que únicamente aparezcan aquellas que tengan licencia de uso abierta; desde el apartado búsqueda y categorizando el contenido directamente desde la pestaña que dice cualquier tipo, en donde hay varias opciones a seleccionar.

4. Utilizar la escritura por voz inteligente

Uno de los mejores trucos para Docs, se basa en hacer uso de la escritura por voz inteligente que la herramienta facilita a sus usuarios. La cual, ha sido diseñada para quienes prefieran utilizar su voz, en lugar de escribir largos textos que pueden reducir el rendimiento del tiempo mientras gestionan sus documentos.

En tal sentido, para probar la escritura por voz de este procesador de palabras, el proceso a efectuar consiste en:

1. Para empezar, "entra en la sección de Herramientas" de Google Docs que se ve en la barra superior de opciones
2. Seguidamente, "haz clic en la selección Escritura por voz" y de inmediato, puedes comenzar a hablar.

Como recomendación, acotamos que, si quieres añadir signos de puntuación, también deberás decirlo mientras redactas tu texto por voz. Por ejemplo: Para añadir punto, tienes que decir punto y el sistema lo detectará como un símbolo ortográfico automáticamente.

5. Añadir firma a tus documentos

Gran cantidad de los usuarios de Docs, usualmente, tienen que imprimir el documento hecho, firmarlo, escanearlo y posterior a ello, si pueden enviárselo a sus clientes. Pero, para evitar esta tediosa tarea, ahora existe la posibilidad de agregar tu firma directamente en el documento digital.

1. Para poder realizar este excelente truco, deberás hacer uso de un complemento llamado PandaDoc, a partir del cual Google Docs presentará la capacidad de firmar un documento utilizando la pantalla táctil de cualquier de tus dispositivos de los cuales accedas al procesador de texto.
2. Cabe acotar que, deberás crear una cuenta en dicho complemento y después integrarlo a la barra lateral del texto, para así poder firmar, dar clic y listo.

6. Usar la herramienta de Corrección

A pesar de que antes, Google Docs carecía de un corrector de ortografía, por suerte, hoy en día puedes contar con dicha función en este procesador de palabras online. La cual, exhibe la capacidad de hacer un cambio rápido por otras palabras, agregar al diccionario ciertas palabras o indicarle que las ignore.

1. Para ello, sencillamente tienes que "acceder al apartado Herramientas" que está en la parte superior de la ventana del documento y posterior a eso.
2. Luego presiona en la primera opción que se llama Ortografía y allí "seleccionar lo que necesites en el desplegable".

7. Usar archivos sin conexión a Internet

Si bien es cierto, Google Docs es un servicio netamente online que requiere de conexión a Internet para poder utilizarlo. Pero, muchos usuarios presentan problemas de conexión, en algunos casos y así, se ven afectados para editar sus trabajos escritos desde este procesador. Sin embargo, existe un truco para ello sumamente efectivo.

Dicho truco, se basa en una sincronización continua de los archivos de Google Docs que alojas en Google Drive y te permite acceder a los mismos sin tener conexión a la red.

1. Para lo cual, deberás "dirigirte al panel de configuración" del servicio de Drive de Google
2. Luego "entrar en el apartado General" y "activar la casilla que indica Sincroniza tu trabajo con este ordenador", la cual te ofrece la posibilidad de editar los textos sin conexión y actualizar el trabajo de manera continua.

8. Explorar contenido bibliográfico

Por lo general, antes o mientras redactas un escrito, es valioso que te informes desde fuentes confiables y con la finalidad de asegurar una mejor productividad, Google Docs ha diseñado una herramienta con la que te ofrece la posibilidad de explorar contenido bibliográfico directamente desde la hoja de redacción.

En tal sentido, la función posee la capacidad de detectar los temas claves del texto, ofrece imágenes, trabajos de investigación similares y hasta enlaces que puedes usar como la bibliografía de tu artículo.

1. Si te interesa hacer uso de dicha herramienta, debes "hacer clic en Herramientas"
2. Luego debes "oprimir Explorar" que se localiza en el segundo puesto. Así, te mostrarán un nuevo apartado en el lateral derecho que cuenta con toda la potencia del buscador de Google.

9. Dejar comentarios en el móvil

En la mayoría de las veces que compartes un texto con otra persona, deseas dejar una o varias anotaciones en algún área concreta del texto en cuestión, pero sin tener que introducir ni modificar alguna línea.

Pues bien, para eso se ha detectado el presente truco que Google Docs ha incorporado recientemente, a partir del cual podrás hacer comentarios para dejar anotaciones directamente desde el móvil.

10.Hacer uso del Portapapeles Web de Docs

Otro de los mejores trucos para Google Docs, es el de copiar y pegar. Pero, no se trata de la básica función que todos conocemos para copiar y pegar, sino que se refiere a un Portapapeles Web o un copy&paste avanzado que contiene este procesador de textos.

En tal sentido, el Portapapeles Web te proporciona la capacidad de guardar gran cantidad de textos y pegar el que quieras o necesites. Es decir que, funciona como un excelente atajo para cuando tienes que redactar largos textos, ya sea una lista de características, una receta o hasta una frase que se repita varias veces.

A continuación, los pasos a efectuar:

1. Dentro de Google Docs, "busca en la parte superior el apartado Editar" y "haz clic en dicha opción".
2. Ahora, "pulsa sobre Portapapeles Web" en donde se desplegará un menú.
3. Posterior a eso, "elige la selección Pantalla IPS de 5 pulgadas" y en ella, puedes escoger entre "Pegar como texto enriquecido" o "Pegar como HTML", según lo que requieres.

11. Insertar un símbolo especial

Si no lo sabias, en Docs de Google también puedes escribir símbolos extraños dentro de tu documento. Este truco, es uno de los más sencillos y efectivos al momento de redactar en dicho procesador de palabras.

Para el cual debes seguir el siguiente paso a paso:

1. Una vez abras un documento nuevo, "haz clic en el apartado Insertar" que se ubica en la parte superior.
2. Ahora, entre todas las opciones del menú desplegable, "presiona en la que dice Caracteres especiales".
3. Posteriormente, verás un nuevo cuadro que se abre y ahí podrás "seleccionar el carácter que prefieras".

No obstante, esto no es todo. Pues, en dicha herramienta existe la posibilidad de dibujar el símbolo que quieras a partir de tu teclado táctil o haciendo uso del mouse. Con el fin de que, el mismo sistema lo reconozca y te ofrezca un símbolo similar; siendo muy útil para encontrar rápidamente los símbolos más extraños.

12. Usar diferentes Plantillas

Si bien es cierto, Google Docs normalmente se inicia con una página en blanco, pero en realidad cuenta con varias plantillas que pueden facilitarte diferentes tareas. Siendo estas, un añadido imprescindible para una excelente gestión de esta herramienta para editar textos.

Para poder hacer uso de ellas, tendrás que ubicarte en la página inicial del servicio y proceder a descargar las diferentes selecciones que contiene. Básicamente, se tratan de curriculums, estudios de mercado, listas de compra, etc. Estas, proporcionan la prefabricación de un esqueleto de texto que te ahorrarán mucho tiempo.

13. Cambiar palabras a mayúsculas

A veces, es común que al copiar algún texto de Internet o de cualquier lugar, algunas palabras o el cuerpo del escrito en general se encuentra en mayúscula y necesitas volverlo a minúsculas y, aunque esta opción está disponible en Word, en Google Docs no la encuentras.

Pero, para resolver dicha avería del servicio de Google, contamos con la posibilidad de hacer uso de un complemento que facilita esta opción. El cual, se trata de Change Case que puedes ubicar desde la sección de Complementos y una vez instalado, sencillamente tendrás que dirigirte a esa pestaña, seleccionar el texto a modificar y aplicar el cambio.

14. Recortar o editar imágenes directamente desde el documento

Por fortuna, este servicio de Google te brinda una herramienta con la capacidad de cortar o editar las imágenes añadidas en un texto. Siendo esta, una función muy sencilla de ejecutar y que se basa en el siguiente procedimiento:

1. Ubicado en el documento en cuestión, "haz clic sobre la imagen que quieres modificar".
2. Después, "haz clic en el menú Formato" que se ve en la parte superior de la ventana y "selecciona la opción que indica Imagen" (es una de las ultimas).
3. Hecho lo anterior, podrás encontrar el comando con el cual recortar una imagen y, asimismo, una selección llamada "Opciones de imagen" en donde podrás hacer uso de funciones como ajustar el brillo, la transparencia, el contraste de la imagen y hasta recolorearla.

15. Realizar videoconferencias desde Google Docs

Aunque no lo creas, hoy en día, existe la oportunidad de hacer videoconferencias directamente desde esta herramienta para gestionar los textos. La cual, es completamente útil para editar documentos en remoto con tus compañeros de estudio o trabajo, puesto que se emplea para trabajar también conjuntamente con el archivo y con suma facilidad.

Esta función, la puedes ejecutar desde un complemento disponible para Docs. El cual, es conocido como UberConference y normalmente, se usa para agendar y efectuar conferencias desde el escrito digital.

16. Traducir un documento sin un complemento para Docs

En uno de los trucos mencionados anteriormente en el post, te recomendamos hacer uso de un complemento que te permite traducir las palabras de forma instantánea dentro de esta herramienta.

Sin embargo, el procesador de textos por sí solo, cuenta con una opción para realizar traducciones y que así no permitas que una barrera del idioma te impida comunicarte.

En tal sentido, el presente truco se fundamenta en un sistema nativo de Google Docs con el cual logra traducir documentos completos a otros idiomas diferentes.

Los pasos para llevar a cabo esto, consisten en:

1. En principio, "haz clic en el menú de Herramientas".
2. Después, dentro del menú desplegable, "selecciona la opción Traducir documento".
3. Con lo anterior, tendrás que introducir el título del nuevo documento que se traducirá para poder identificarlo del otro y seleccionar el idioma al cual necesitas cambiarlo. Si bien, es muy sencillo.

17. Dirigir a las personas a una sección específica del documento

En términos de colaborar y compartir los escritos digitales, Google Docs ofrece varias funciones para simplificar dichas actividades. Así, una de ellas se trata de dirigir a una o varias personas a un área determinada del documento que hayas realizado y esto lo permite a partir de la función de marcadores que hay allí.

De esa forma, los marcadores de Docs tienen la capacidad de crear un enlace directo a cualquier sitio del texto en cuestión y para llevarlo a cabo. Es necesario lo siguiente:

1. Para empezar, coloca el curso del mouse donde deseas que resida el enlace especifico y en ese mismo momento, "accede al menú Insertar".
2. Ahora, entre todas las opciones, "elige la que imprime Marcador". Con ello, se mostrará una ventana emergente con el texto y el enlace.
3. A continuación, sencillamente tienes que "hacer clic en Aplicar" y proceder a verificar que hayas compartido el documento de manera correcta con las otras personas.

18. Copiar el formato de un área de texto y aplicarlo a otra

Se basa en un truco que, con tan solo algunos clics, te permite copiar el formato de un aérea de texto de tu documento y rápidamente, aplicarlo a otra.

Dicho truco, puedes encontrarlo dentro del icono de rodillo de pintura que se visualiza en la esquina superior izquierda de la barra de opciones y se llama copiar formato.

Los pasos a seguir para eso, son:

1. Primero que todo, tienes que ubicar el cursor sobre el texto que contiene el formato que deseas aplicar a otra parte del texto y proceder a "oprimir el icono indicado anteriormente".
2. En segundo lugar, "haz clic sobre el párrafo" al cual le deseas aplicar ese formato. Es decir, el tamaño, la fuente, el estilo y el color también. Es todo.

Nota: En caso de que quieras aplicar el formato de texto a más de una parte del documento, es necesario que hagas doble clic sobre el icono de rodillo de pintura al iniciar este procedimiento. Pues, de ese modo, permanecerá habilitado y admite numerosas aplicaciones.

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