Cómo Firmar Un Documento De Word En PC Mac Y Smartphone

Si quieres crear un documento de Word que será revisado y aprobado por el gerente de tu oficina entonces definitivamente tendrás que aprender a firmar un documento de Word.

Microsoft Word, como debes saber, incluye una función que permite añadir una firma previamente escaneada y/o insertar campos de firma en documentos de texto para que otros usuarios puedan añadir su firma digital (que tiene valor legal) al documento. Con la aplicación oficial de Word, puedes incluso firmar un documento poniéndolo en la pantalla de tu smartphone o tableta.

Cómo firmar un documento de Word
Cómo firmar un documento de Word

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    Cómo firmar un documento de Word

    Pero antes de poner en práctica esta guía, me gustaría señalar que usé Office 2016 para Windows y MacOS, la última versión de Microsoft en el momento de escribir esto.

    Sin embargo, las instrucciones que encontrará en las siguientes líneas también son aplicables a las versiones anteriores de Word (2007 y posteriores).

    No solo te mostraré cómo firmar un documento en la versión de escritorio de Word, sino que también te explicaré cómo hacerlo en la versión online y en la aplicación oficial, que está disponible para Android, iOS y Windows 10 Mobile.

    ¿Qué firma debo añadir a mi documento de Word?

    Antes de llegar al núcleo del tutorial y ver cómo se firma un documento de Word, me gustaría explicar algunos aspectos del tipo de firma que se quiere poner en el documento a firmar.

    Esto es así porque hay diferentes tipos de firmas que pueden utilizarse en circunstancias similares, y algunas de ellas tienen plena significación jurídica. Aquí están algunos de estos tipos de firmas:

    1. Firma electrónica: La firma en un dispositivo móvil (como se muestra en la última sección de la presente guía) no tiene validez jurídica porque no utiliza instrumentos que puedan garantizar la autenticidad e integridad de los documentos firmados.

    En todo caso, corresponde a un juez (tal vez con la ayuda de un experto en escritura) evaluar de vez en cuando si una firma electrónica convencional es auténtica.

    2. La firma electrónica avanzada: Es un tipo de firma electrónica creada por medios que demuestran la integridad de un documento sobre el que el firmante tiene control único y directo. Tiene algún valor legal, excepto en el caso de los contratos inmobiliarios.

    3. La firma electrónica calificada: Es una de las formas más avanzadas de firma electrónica, porque puede utilizarse con instrumentos calificados, en particular con equipos emitidos por autoridades de certificación: tiene valor jurídico y certifica la autenticidad e integridad de los documentos firmados con ella.

    4. Firma electrónica digital: Se trata de un tipo avanzado de firma electrónica que tiene pleno valor jurídico porque utiliza sistemas criptográficos asimétricos, es decir, sistemas criptográficos en los que se utiliza un par de claves (privadas y públicas) para verificar la autenticidad e integridad de los documentos firmados por el usuario.

    Cómo firmar un documento de Word en PC y Mac

    El primer paso para firmar un documento de Word es:

    1. “Abrir el archivo en el que deseas insertar la firma” que escaneó, haz clic en el lugar donde deseas agregar la firma, selecciona la pestaña Insertar en la barra de herramientas de Word (arriba) y “haz clic en Fotos”;
    2. En la ventana que se abre, “selecciona el archivo de título” que deseas agregar al documento y haz clic en el botón Pegar para pegarlo donde desees;
    3. Ahora “cambia el tamaño de la imagen” (si es necesario) para adaptarla al documento: pasa el cursor sobre uno de los puntos de las cuatro esquinas de la imagen y cambia el tamaño a tu gusto;
    4. Si también deseas cambiar el diseño de la imagen que acaba de añadir al documento, “haz clic en el cuadrado” situado a la derecha de la imagen;
    5. “Selecciona una de las opciones disponibles”: Ajustar al texto, si quiere que el pie de foto esté alineado con el texto; Enmarcar, si quiere que el texto rodee la imagen; Detrás del texto, si quieres que el pie de foto esté en el fondo y que el texto cubra parte de la imagen, y así sucesivamente;
    6. Si deseas que el pie de foto permanezca en la misma posición cuando añades o elimines texto al documento, “asegúrate de marcar la opción Posición fija” en la página.

    ¿Quieres que otras personas firmen el documento de Word que has creado?

     Si es así, puedes añadir una línea de firma para que puedan firmar digitalmente usando un servicio aprobado por Microsoft, o si quieren imprimir el archivo de la firma para no poner su firma en el lugar equivocado del papel.

    Agregar una línea de firma en Word es fácil:

    1. “Vuelve a la pestaña Insertar” (arriba a la izquierda), haz clic en "Agregar línea de firma" (el icono del lápiz y el papel a la derecha) y “rellena los campos” del formulario que aparece;
    2. A continuación, en el campo Suscriptor registrado “introduce el nombre de la persona que desea firmar”; en el cuadro de texto "Suscriptor registrado";
    3. Introduce el nombre de la persona (por ejemplo, el Sr., Dr., etc.); en el cuadro de texto correspondiente, “introduce la dirección de correo electrónico del firmante registrado”;
    4. En el cuadro de texto proporcionado, “introduce algunas instrucciones para el firmante”; y, por último, en el cuadro de diálogo de la firma;
    5. “Selecciona si deseas permitir que el firmante añada comentarios” y muestra la fecha en la línea de la firma, y luego haz clic en OK.

    Para firmar digitalmente un documento de Word, la persona designada para hacerlo debe hacer doble clic en el cuadro de firma, hacer clic en "Sí" y seguir las instrucciones de la página web que se abre para firmar digitalmente el documento a través de uno de los socios de Microsoft.

    Si lo prefieres, también puedes firmar un documento de Word sin una firma de archivo visible, pero con una firma digital (que, como sabe, da al documento valor legal). Para ello:

    1. “Abre primero el documento que deseas firmar en Word” y haz clic en el botón Archivo en la esquina superior izquierda, y luego haz clic en Documento seguro > Agregar firma digital;
    2. En la ventana que se abre, “haz clic en el botón Sí”, selecciona la identidad que deseas utilizar para firmar el documento;
    3. “Especifica el propósito de la firma” en el cuadro de texto proporcionado, haz clic en el botón Firma para autenticar el documento y ya está.

    La autenticidad del archivo se indica mediante una pequeña roseta roja en la barra de estado de Word y solo se perderá si se manipula el documento.

    Cómo firmar un documento de Word en línea

    ¿Quieres firmar un documento de Word directamente en línea? Lamentablemente, Word Online, la aplicación web del famoso procesador de textos, no tiene una función que te permita añadir una línea de firma y una firma digital a tu documento, pero puedes insertar una imagen de una firma manuscrita previamente escaneada: mejor que nada.

    Pero antes de explicar cómo hacerlo, me gustaría señalar que Word Online depende de OneDrive, el servicio de almacenamiento en la nube del gigante Redmond. Si quieres trabajar con un archivo de Word que ya has creado:

    1. Primero tienes que subirlo a OneDrive, “entra en la página de inicio de OneDrive” y haz clic en "Ir a mi OneDrive";
    2. Si es necesario “inicia sesión en tu cuenta de Microsoft” y descarga el documento con el que deseas trabajar en línea arrastrándolo y soltándolo en la ventana del navegador;
    3. Una vez que la descarga se haya completado, “haz clic en el icono del archivo de Word” que quieras editar y se abrirá automáticamente en Word Online.

    Luego de estar conectado a Word Online

    Una vez conectado a Word Online, puedes añadir una firma siguiendo los mismos pasos que expliqué en el capítulo anterior:

    1. “Dirígete a la pestaña Insertar”, haz clic en Imagen, “selecciona el archivo de imagen” que contiene la firma deseada y, a continuación, haz clic en Insertar;
    2. Ahora solo tienes que “ajustar el tamaño de la imagen” según tus necesidades y moverla si es necesario;
    3. Coloca el cursor en uno de los puntos de las cuatro esquinas de la imagen y “cambia el tamaño de la imagen del pie de foto”;
    4. En cuanto a la disposición, ve a la pestaña Disposición, luego “haz clic en el elemento Formato de texto” y selecciona una de las opciones disponibles (por ejemplo, Ajustar al texto, margen a la derecha, detrás del texto, etc.);
    5. Para guardar su archivo de Word, haz clic en Archivo (arriba a la izquierda), “selecciona Guardar como” y luego haz clic en Guardar como para guardarlo en OneDrive, o descarga una copia para guardarlo localmente. ¡Es así de fácil!

    Cómo firmar un documento de Word en teléfonos inteligentes y tabletas

    Solo tienes que descargar la aplicación oficial de Word para Android, iOS o Windows 10 Mobile en tu dispositivo, que es gratuita en los dispositivos de hasta 10,1 pulgadas (aunque para los dispositivos más grandes, tendrás que suscribirte a Office 365, que comienza a partir de 7 dólares al mes).

    1. “Inicia la aplicación de Word” en tu dispositivo, inicia sesión en tu cuenta de Microsoft y decide si deseas crear un nuevo documento pulsando Nuevo, o editar un documento existente pulsando Abrir;
    2. Luego “selecciona un archivo del almacenamiento” de tu dispositivo o uno de los servicios de almacenamiento en nube compatibles (como OneDrive, Dropbox, etc.) Entonces haz lo siguiente;
    3. En tu smartphone, “haz clic en la pestaña Inicio" en la esquina inferior izquierda, selecciona la pestaña "Bolígrafo" en el menú que se abre, haz clic en "Iniciar bolígrafo", “selecciona el bolígrafo que deseas usar” y luego firma el documento de Word;
    4. Ve a la pestaña "Dibujo" del menú principal, asegúrate de que el interruptor junto a "Tira del dedo" esté activado, selecciona el bolígrafo que quieres usar e “introduce la firma” que quieres añadir a tu documento de Word. Es bastante simple, ¿verdad?

    Nota: Como te expliqué en el primer capítulo de este post, la firma de un documento utilizando una firma electrónica normal no es válida.

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