Cómo Hacer Etiquetas con Combinación de Correspondencia En Word

A la hora de encargarse de enviar tarjetas y regalos, es necesario el uso de etiquetas. Y en caso de ser muchas y no querer hacerlas a mano, puedes usar Word para ello. Veamos Cómo Hacer Etiquetas con Combinación de Correspondencia.

Aquí podrás leer cómo puedes llenar e imprimir etiquetas usando la combinación de correspondencia. Los beneficios de las etiquetas con combinación de correspondencia están muy claros:

  • Tienes una lista clara de todas las direcciones.
  • Puedes clasificar según cualquier criterio.
  • Puedes realizar cambios hasta el último minuto sin ningún esfuerzo.

La practicidad y facilidad de uso, es propio de Word, y por ello, queremos detallarte este paso a paso.

Cómo Hacer Etiquetas con Combinación de Correspondencia
Cómo Hacer Etiquetas con Combinación de Correspondencia

Cómo Hacer Etiquetas con Combinación de Correspondencia

Los sobres y las etiquetas se pueden crear directamente en Word sin programas adicionales. Esto realmente es muy útil. Veamos entonces Cómo Hacer Etiquetas con Combinación de Correspondencia.

Paso 1: Selecciona el formato para la etiqueta de dirección

Para crear etiquetas proporciona la función de etiqueta a Word. Numerosos formatos de etiquetas ya están disponibles de serie y se pueden utilizar directamente.

  • Selecciona la pestaña “Correspondencia”.
  • Luego, en la sección “Crear”, dale clic a “Etiquetas”.
  • Aparece el cuadro de diálogo “Sobres y etiquetas”. Para determinar el formato de etiqueta correcto, selecciona el botón “Opciones”.
  • Aparece una nueva ventana llamada “Opciones de etiquetas”. En el área “Información de la impresora”, selecciona si la impresora de etiquetas es una impresora continua o una impresora de páginas.
  • Comprueba el embalaje de tus etiquetas o la propia hoja de etiquetas para averiguar qué fabricante y qué número de pedido es. Luego, selecciona la marca de etiqueta adecuada en la ventana de selección de proveedor de etiquetas.
  • Selecciona el número de pedido en la ventana de selección de número de pedido.
  • Luego haz clic en el botón “Aceptar”.

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Paso 2: Ingresa los datos de la dirección y formatea el registro de datos

Después de seleccionar el formato apropiado, puede ingresar los datos para la etiqueta. También tienes la opción de utilizar la información de la dirección de Outlook.

  • Para hacer esto, haz clic en el símbolo sobre la ventana de entrada para los datos de la dirección.
  • Se muestra la libreta de direcciones de Outlook y puedes seleccionar la dirección que desees. De forma predeterminada, los datos de la etiqueta se ingresan sin más formato.
  • Selecciona la entrada que deseas formatear.
  • Luego haz clic en el botón derecho del mouse. Activa el comando “Fuente” en el menú contextual que aparece.
  • El cuadro de diálogo “Fuente” está disponible, y tienes la opción de formatear el área seleccionada.

Paso 3: Imprime etiquetas individuales o una hoja completa de etiquetas

Vale la pena imprimir una hoja completa con los mismos datos de etiqueta si sabes que necesitará estos datos con frecuencia. Sin embargo, si solo necesitas una etiqueta una vez, también puedes imprimir una sola etiqueta.

  • Primero selecciona qué etiqueta debe imprimirse. Esto te permite imprimir etiquetas individuales en una hoja de etiquetas hasta que se agoten todas.
  • En la parte inferior del cuadro de diálogo “Sobres y etiquetas”, encontrarás el área Imprimir. De forma predeterminada, la opción “Imprimir una cara de la misma etiqueta” está activa.
  • Si deseas imprimir una sola etiqueta, selecciona la casilla de verificación.

Luego especifica qué etiqueta debe imprimirse. Puedes usar el campo “Fila” para especificar la fila exacta y el campo “Columna” para especificar la columna exacta que se imprimirá en la hoja de etiquetas.

Paso 4: Define los formatos de etiqueta tú mismo

Si tus etiquetas no son compatibles con ningún fabricante, o si no puedes encontrar el formato de etiqueta correcto, tienes la opción de crear tú mismo los formatos de etiqueta adecuados.

  • Haz clic en la pestaña “Correspondencia”.
  • En la sección “Crear”, haz clic en “Etiquetas”.
  • En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona el botón “Opciones”.
  • Luego dale clic al botón “Nueva etiqueta”.
  • Ingresa un nombre para tu nueva etiqueta en el campo de entrada “Nombre de etiqueta”. Este nombre no debe haber sido asignado a otra etiqueta.
  • Ahora usa una regla para medir los valores que el programa requiere en la hoja de etiquetas. Anota cada uno de los valores de tu etiqueta.
  • En la ventana de vista previa de la etiqueta, puedes ver qué valores son obligatorios. Introduce los valores medidos previamente en los campos que se muestran en la ventana.
  • El nuevo formato de etiqueta solo se crea si todas las etiquetas caben en una página. De lo contrario, aparece un mensaje de error y debes corregir los valores correspondientes.
  • Cuando todos los valores se hayan introducido correctamente, haz clic en el botón “Aceptar”.
  • Ahora puedes ingresar los detalles de contacto que deseas para la etiqueta.

Antes de imprimir en el papel de etiquetas por primera vez, se recomienda realizar una impresión de prueba en una hoja de papel en blanco. A continuación, puedes comparar contra la hoja de etiquetas y comprobar si se ha impreso en los lugares correctos.

Así, podrás corregir la configuración sin desperdiciar papel de etiquetas caro.

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Paso 5: Imprime las direcciones directamente en un sobre

Para crear los sobres, debes realizar lo siguiente:

  • Haz clic en la pestaña “Correspondencia”.
  • En la sección “Crear”, dale clic a “Sobres”.
  • Selecciona el destinatario y el remitente haciendo clic en el símbolo de agenda, junto a la dirección del destinatario y al lado de la dirección del remitente de tus contactos de Outlook. O puede escribir las direcciones usted mismo en los campos respectivos.
  • Haz clic en el botón “Opciones”.
  • Aquí primero selecciona el formato del sobre.
  • Luego define la “fuente” que desees.
  • Con un clic en la pestaña “Opciones de impresión”, también puede especificar el método de alimentación del sobre.
  • Dale clic a “Aceptar”.

Paso 6: Producir las etiquetas en una combinación de correspondencia

Ya puedes crear etiquetas y sobres con combinación de correspondencia. Así, se podrán crear etiquetas para todos los contactos seleccionados.

  • Para ello, entra a la pestaña “Correspondencia”.
  • Dale clic a “Iniciar Botón de Correspondencia”.
  • De la lista desplegable, dale clic a “Etiquetas”.
  • Te aparecerá una nueva ventana “Opciones de etiquetas”, dale clic a “Aceptar”. Si no ves ningún límite de etiqueta en el documento, activa la pestaña “Herramientas de tabla” y selecciona la cuadrícula de las plantillas. Los límites de la tabla ahora se muestran en el documento.
  • Ahora es el momento de seleccionar la fuente de datos. En la misma sección de “Iniciar combinación de correspondencia”, dale clic a “Seleccionar destinatarios”.
  • Aquí tienes las opciones “Ingresar nueva lista”, “Usar lista existente” y “Seleccionar de los contactos de Outlook”. Selecciona la lista con la que vas a trabajar.
  • Después de abrir la carpeta de contactos que necesitas, puedes seleccionar las direcciones que desees. De forma predeterminada, se sugiere la selección de todos los contactos. Puedes utilizar las casillas de verificación delante de las entradas individuales para excluir contactos.
  • Luego haz clic en el botón “Aceptar”.
  • Ahora configura los campos obligatorios de combinación de correspondencia en la primera etiqueta. Para hacer esto, haz clic en el icono “Insertar campo de combinación de correspondencia” en el grupo “Escribir e insertar campos”.
  • A continuación, se muestran todos los campos disponibles. Puedes aplicar los campos individuales con un clic del mouse.
  • Presiona la tecla [Espacio] una vez entre dos campos. Puedes ir una línea a continuación con la tecla [Enter]. Hasta ahora solo has descrito la primera etiqueta con los campos de la serie. Para aplicar los campos de la serie a todas las etiquetas, active el icono “Actualizar etiquetas”. Esto significa que los campos de la serie se transfieren a todas las etiquetas.

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Para obtener una vista previa de las etiquetas, haz clic en el icono “Vista previa de resultados”. Utiliza el icono “Finalizar” para imprimir los documentos inmediatamente.

Sin embargo, tiene más sentido seleccionar el comando “Editar documentos individuales”. Luego, se creará un nuevo documento con todos los contactos seleccionados. Aquí puedes ajustar la información de contacto individual e imprimirla en cualquier momento si es necesario.

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