Qué Son Los Archivos Adjuntos De Email Y Para Qué Sirve

El correo electrónico es una parte importante de nuestro trabajo o investigación porque podemos utilizarlo para enviar y recibir información a diferentes personas de todo el mundo.

Es muy útil para enviar archivos y que los destinatarios los reciban de forma fácil, rápida e inmediata. Puedes enviar cualquier formato de archivo independientemente de su tamaño.

Para aprender todo sobre cómo enviar un archivo adjunto de correo electrónico, es necesario leer hasta el final de este post. Dependiendo de la plataforma de comunicación que utilices, también te indicaremos el tamaño máximo permitido y dónde almacenarlo.

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¿Qué son los archivos adjuntos en un correo electrónico?

Cuando enviamos un correo electrónico y necesitamos proporcionar información al remitente que no podemos incluir en el propio correo debido a su tamaño o formato, necesitamos adjuntar un archivo u otra información al correo electrónico. Esto es lo que se conoce como "archivo adjunto al correo electrónico".

El procedimiento para añadir un archivo adjunto es muy sencillo, aunque depende de la plataforma de comunicación utilizada, suele estar representado por el icono de un clip. Basta con hacer clic en él y se abrirá inmediatamente el Explorador de archivos para seleccionar el archivo deseado.

Debemos tener en cuenta que existen diferentes tipos de archivos adjuntos dependiendo de si están encriptados o no, las formas más comunes son UUEncode, base64, binhex y quit-printable. También podemos clasificar estos archivos adjuntos según el lugar donde se almacenan. Pero este tema lo veremos más adelante.

¿Qué formatos puedo adjuntar a un mensaje de email para compartirlo?

De las muchas plataformas de correo electrónico disponibles hoy en día, podemos utilizar cualquiera de ellas porque admiten diferentes formatos de archivo que podemos enviar al destinatario. A continuación se enumeran las extensiones más comunes:

1. txt: Este es un formato de archivo Excel, por lo que podemos enviar cualquier versión de una hoja de cálculo. También xls y xlsx son adecuados para este tipo de extensión.
2. doc: También tenemos la opción de enviar un archivo de Microsoft Word en el que podemos añadir imágenes y vídeos. Al igual que en el caso de Excel, deberíamos llamar docx a las versiones de tratamiento de textos.
3. pdf: Si necesitamos enviar un archivo cuyo formato de copia de seguridad no permita al destinatario modificarlo o visualizarlo tal y como lo enviamos, podemos utilizar esta extensión de arcilla.
4. zip: Este tipo de formato es ideal para enviar un archivo completo o de gran tamaño. Para ello, debemos comprimirlo antes de enviarlo a la persona que recibirá nuestro correo electrónico. Cuando llega al remitente, este tiene que descomprimirlo y abrirlo.
5. pptx: También podemos enviar archivos Power Point desde el correo electrónico. Este tipo de archivo adjunto que enviamos por correo electrónico nos permite ver la presentación. Al igual que otros formatos, también podemos incluir versiones pptx.
6. rtf: Esta extensión debe incluirse en los formatos de texto, con algunas opciones proporcionadas por el fabricante Sun Microsystems, Inc.
7. ods: También está desarrollado por Sun Microsystems y es compatible con la hoja de cálculo Microsoft Excel. Lo mismo ocurre con los procesadores de texto con extensiones odt.
8. wav, aiff o au: Otro tipo de archivos que puedes enviar como adjunto en un correo electrónico son los archivos pertenecientes a audio, donde los podemos encontrar.
9. avi, mpg, h264, mov, wmv: al igual que los archivos de audio, podemos adjuntar archivos de película.

¿Cuál es el peso máximo para un archivo adjunto en un correo y cómo enviar archivos más grandes y pesados?

En el caso de Gmail, puedes adjuntar archivos de hasta 25 MB, pero tendrás un máximo de 50 MB. Otros correos electrónicos, como el de Yahoo!, admiten hasta 25 MB para enviar y recibir.

Hotmail y Outlook tienen una capacidad menor, de 10 a 20 MB. Pero, ¿cómo podemos enviar más información de la que permiten estas plataformas? La respuesta es sencilla, en estas situaciones debemos colocar lo que queremos enviar en la nube y enviar al destinatario del correo electrónico un enlace a nuestro archivo. Para enviar un archivo adjunto a través de Gmail, sigue estos pasos:

• Selecciona Componer.
• Haz clic en "Adjuntar archivo".
• Haz clic en Adjuntar. Se abrirá un explorador de archivos en el que tendrás que seleccionar los documentos que deseas enviar.
• A continuación, selecciona "Abrir" y, tras unos segundos, el archivo se cargará con éxito.

Enviar desde Android

Si quieres enviar un correo electrónico desde tu dispositivo Android, sigue estos pasos:

• Haz clic en "Componer".
• Selecciona "Confirmar".
• Selecciona el archivo que deseas enviar.

Enviar desde iOS

Para los teléfonos iOS, siga los siguientes pasos:

• Pulsa "Componer".
• A continuación, pulsa "Adjuntar".
• Busca el archivo que quieres enviar.

En caso de archivos grandes

Todos estos pasos son posibles si el archivo es pequeño. Si necesitamos enviar un documento de gran tamaño, tenemos que comprimirlo con un programa especial. En nuestro caso elegimos WinZip.

Después de descargar esta aplicación, haz los siguientes pasos:

• Accede a "Inicio" y selecciona "Administrador de archivos".
• Haz clic con el botón derecho y selecciona "Enviar a".
• Selecciona "Aceptar".

Si quieres hacerlo directamente desde Windows 10, puedes seleccionar el archivo, buscar la opción "Enviar a" y hacer clic en "Carpeta comprimida (zip)".

¿Dónde se almacenan todos los documentos que adjunto a mis correos y cómo puedo acceder a ellos?

Esta es una de las situaciones más vulnerables de nuestros importantes correos electrónicos. A menudo no sabemos dónde se almacenan los correos electrónicos y cuán seguros son, ya que pueden estar almacenados en un servidor o directamente en nuestro ordenador.

A continuación te mostramos dos de las plataformas de correo electrónico más utilizadas y dónde se almacenan los correos electrónicos en cada una de ellas:

1. Google Gmail

Los archivos adjuntos de Gmail se almacenan en el servidor, solo el encabezado se descarga en tu dispositivo móvil u ordenador.

Sin embargo, el servidor tiene una capacidad limitada de GB, por lo que cuando se alcanza este límite, Google nos informa de la situación para que podamos guardar en el disco o eliminar el correo electrónico que ya no necesitamos. Si no liberamos espacio en el servidor, no podremos recibir correos electrónicos y los remitentes recibirán un error de envío.

Para eliminar tus correos electrónicos, tienes que ir a tu bandeja de entrada y seleccionar manualmente uno por uno o página por página todos los correos que quieras eliminar.

2. Microsoft Outlook (Hotmail)

A diferencia del caso anterior, en el que utilizamos una cuenta de Outlook, el correo electrónico se descarga en nuestro ordenador desde cualquier plataforma con la que sincronicemos nuestro correo. Durante la configuración de la cuenta tenemos la opción de elegir si queremos guardarlos en el servidor o eliminarlos también del mismo.

Para realizar esta opción y eliminar de nuestro servidor, debemos ir a la pestaña "Cuenta", luego a "Configuración", hacer clic en "Más configuraciones" y en "Guardar en el servidor de correo" seleccionar "No".

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