Cómo Proteger Con Contraseña A Un Archivo De Excel

Microsoft Excel se utiliza para crear hojas de cálculo, que son documentos en los que los datos se disponen en filas y columnas, como una gran tabla. Debido a su extrema versatilidad y potencia, Excel se ha convertido en uno de los programas de software más utilizados en el mundo empresarial desde su lanzamiento en 1985.

De hecho, el renacimiento de la informática personal de las décadas de 1980 y 1990 fue impulsado en gran medida por los múltiples usos de Excel y otro software de hoja de cálculo, muchas personas tienen muchas dudas de cómo proteger con contraseña a un archivo de excel de la manera más fácil.

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¿Qué es una hoja de cálculo?

La hoja de cálculo es una manera particular con la que se puede estructurar los diferentes tipos de datos en filas y columnas, permitiendo así una fácil visualización y modificación de los mismos un documento excel se compone de columnas (los conjuntos verticales de cuadros etiquetados, si, C, etc en la parte superior de la pantalla) y filas (los conjuntos horizontales de cuadros etiquetados 1, 2, 3, etc.

En la parte inferior de la pantalla). En la intersección de cada fila y columna hay un célda en el que un usuario puede ingresar números o texto  en cualquier celda dada se genera combinando la letra de la columna de la celda con el número de la fila de la celda.

Por ejemplo, la celda resaltada en el diagrama siguiente está en la dirección B4, porque se encuentra en la intersección de la columna si y fila 4. Cuando nos referimos a esta celda verbalmente, la llamamos "Celda B4. "

Las hojas de cálculo más complejas pueden contener cientos o incluso miles de filas y columnas, cuya combinación puede representar millones de celdas. Estas celdas se pueden vincular con cálculos y fórmulas para realizar una lógica matemática compleja de manera simple y sencilla.

Cómo Proteger Con Contraseña A Un Archivo De Excel.

En este artículo el autor habla de las diversas configuraciones de protección disponibles en Microsoft Excel 2010. La aplicación y la gestión de las herramientas de seguridad en Microsoft Excel se ha hecho mucho más fácil con la introducción de la Cinta de Menú.

¿Cuáles son las herramientas de seguridad en Microsoft Excel?

Las herramientas de seguridad de Microsoft Excel hacen exactamente lo que su nombre indica: protegen sus datos. Se dispone de una completa gama de características: protección celular y ocultamiento de fórmulas, encriptación de hojas y libros. ¡Puedes combinar cualquier herramienta a tu gusto!

Para ser honesto, todas las herramientas de protección en MS Excel son bastante primitivas, tienen muchos agujeros y son fáciles de agrietar Así que si la información requiere una garantía de protección del 100%, te aconsejo que no confíes completamente en Excel y busques herramientas alternativas de protección de datos.

Si sólo quieres proteger tu trabajo de cambios accidentales, autenticar los libros que compartes o protegerte de miradas indiscretas, entonces las herramientas de seguridad de Microsoft Excel son más que suficientes.

¿Qué herramientas de protección están disponibles?

Hay cinco técnicas de protección disponibles en Excel, a las que se puede acceder haciendo clic en Archivo > Información > Permisos (Protección de libros). Una vez que lo hagas, se abrirá el cuadro de diálogo que se muestra en la siguiente figura. En las próximas partes de este artículo, daré explicaciones, instrucciones, atajos de teclado y ejemplos para cada técnica.

1. Marcar un documento de Excel como completo

El primer mecanismo de protección es declarar el archivo "completo" y desactivar todos los derechos de edición. Es útil para proteger tu libro de los cambios accidentales de los usuarios, ¡incluido tú! Para utilizar esta herramienta:

1. "Selecciona Marcar como completo" y confirma tu decisión en la ventana de advertencia que aparece, como se muestra en la figura a continuación;
2. "Haz clic en OK". Si es la primera vez que utilizas esta herramienta, puedes que veas una ventana de información;
3. "Vuelve a hacer clic en Aceptar" y ten en cuenta que este modo de protección se muestra ahora en la sección Información de la pestaña Archivo de tu libro;
4. Si deseas realizar algún cambio en el archivo después de marcarlo como definitivo, sólo tienes que "hacer clic en el botón Editar" de todos modos en el panel de información que aparece en el borde superior del espacio de trabajo cuando abras el libro.

2. Protección con contraseña para los archivos de Excel

Este instrumento es especialmente útil para protegerse de las miradas indiscretas o cuando se transmite información confidencial por correo electrónico. En este modo, el usuario debe introducir una contraseña para abrir el archivo. Para utilizar este mecanismo:

1. "Selecciona Cifrar con Contraseña" en la ventana Archivo > Información > Permisos, y verás esta ventana pidiendo tu contraseña;
2. "Debes tomarte en serio la advertencia" de almacenar tus contraseñas de forma segura, porque es absolutamente imposible recuperar una contraseña olvidada en Excel;
3. "Oprime en OK". Ten en cuenta que el modo de protección con contraseña está actualmente activo y se muestra en la sección de información de la pestaña Archivo;
4. Todavía puedes "activar la protección con contraseña mientras guardas el archivo", y puedes que aún puedas actuar a la antigua si, como yo, te gusta proteger tus archivos con contraseña contra los cambios;
5. Para utilizar las buenas técnicas de protección de contraseñas a la antigua, "haz clic en Archivo > Guardar como" y, a continuación, "haz clic en Opciones generales" junto al botón Guardar para abrir el cuadro de diálogo Opciones generales.

La primera opción de este cuadro de diálogo te permite hacer una copia de seguridad de un archivo cada vez que lo abras en el futuro. A continuación, puedes introducir contraseñas para abrir y/o modificar el archivo, y como se mencionó anteriormente, ¡no tienen por qué ser las mismas

Al final puedes recomendar abrir este archivo en modo de sólo lectura, pero ten cuidado - esto es sólo una recomendación para el usuario final, que puede ignorarlo si quiere

3. Protegiendo la hoja de Excel

Esta herramienta protege todas las celdas de la hoja seleccionada y las almacena como estaban cuando se activó la protección. Por defecto, todas las celdas estarán bloqueadas, pero si es necesario, se puede especificar el conjunto deseado de herramientas de formato disponibles.

Esta herramienta es especialmente útil para crear formularios de entrada de datos en Excel cuando es necesario para que la información sólo pueda ser introducida en ciertas celdas. Para cambiar la seguridad de una celda:

1.  "Selecciona las celdas" donde quieres cambiar la protección;
2. "Haz clic en Inicio >" Formato > Formato de celdas para abrir el cuadro de diálogo como se muestra en la figura de abajo;
3.  Luego "presiona en la pestaña Protección" y "selecciona/desactiva las casillas de verificación Oculto" y Bloqueado. Configura la protección de Excel;
4. Por defecto, todas las celdas están bloqueadas. Esto significa que si la sábana está protegida, no se puede cambiar nada. Si marcas la opción Oculto, las fórmulas de las celdas estarán ocultas;
5. Si quieres guardar la capacidad de editar celdas después de que la hoja esté protegida, "quita las marcas de verificación de ambas opciones".

Si decides usar celdas protegidas, ocultas y abiertas en una hoja, sería mejor usar los estilos de MS Excel. En el artículo correspondiente se pueden encontrar instrucciones más detalladas sobre cómo utilizar los estilos. También puedes acceder a esta herramienta en la pestaña Revisión > Cambios > Proteger hoja de cálculo. Además, hay una combinación de teclas rápida - Alt+TPP (Alt+RPT) para instalar y quitar la protección de la hoja de Excel.

4. Proteger todo el libro de trabajo

Esta herramienta sirve para proteger la configuración del libro, es decir, el orden de las hojas, la capacidad de gestionar las hojas ocultas y la capacidad de eliminar o añadir nuevas hojas. Para activar la protección del libro de trabajo:

1. "Oprime en lugar que diga Archivo luego Información y despues Proteger la estructura del libro de trabajo". Se abre el cuadro de diálogo Proteger la estructura y las ventanas

Nota: Puedes habilitar la protección de la estructura y/o las ventanas, no son mutuamente excluyentes.

La protección de la estructura es para proteger las secuencias de hojas, proteger contra el ocultamiento y la exhibición de hojas ocultas, quitar y añadir nuevas hojas. La protección de ventanas es una protección contra el cambio de tamaño y posición de las ventanas. Por ejemplo, la protección contra el movimiento, el cambio de tamaño y el cierre de ventanas.

Como en el caso anterior, puedes establecer una contraseña si lo deseas.Puedes acceder a estos ajustes de la forma antigua: Revisión > Cambios > Proteger el libro de trabajo. Además, para establecer la protección del libro en Excel, hay una combinación de teclas rápidas Alt+TPW (Alt+TPW).

5. Añadir una firma digital a un archivo de Excel

Una de las nuevas opciones añadidas a la gama de protección es añadir una firma digital (también conocida como Digital ID) a tu archivo. Para utilizar plenamente esta herramienta, se necesita un certificado digital emitido por una autoridad de certificación electrónica.

Para obtener más información sobre los organismos de certificación electrónica, contacte con el sitio web de Microsoft Office para obtener asesoramiento.

Esta herramienta garantiza la autenticidad, integridad, fiabilidad y legalización de tu archivo al añadirle una firma digital. Para utilizar dicha posibilidad, "haz clic sobre el botón Añadir firma digital en la pestaña Archivo" en el apartado de Información. Se abrira un cuadro de diálogo de la firma digital a donde debes:

1. Debes "especificar el propósito de adjuntar una firma digital" a un documento (si lo prefieres), tambien debes cambiar la firma digital ofrecida al usuario por defecto;
2. Cuando estés satisfecho con los ajustes que has hecho, "haz clic en Firmar para obtener este recordatorio" Establecer la seguridad en Excel;
3. "Haz clic en Aceptar" y "observa que la información sobre la firma digital" aparece en la pestaña Archivo de la sección Información;
4. Además, "observa que el archivo también fue marcado como definitivo", ya que no hace falta decir que la firma digital indica que nada ha cambiado desde que se añadió.

Si el archivo de la firma digital es modificado de alguna manera, la firma digital será eliminada y puede que reciba esta advertencia

Cómo quitar la seguridad en un Excel

Para eliminar cualquiera de las opciones de seguridad de Microsoft Excel, sige los pasos indicados en el siguiente ejemplo, sólo para la opción de seguridad que necesites.

1. "Haz clic en Archivo > Información > Permisos > Cifrar con contraseña" y aparecerá el cuadro de diálogo Cifrar documento;

2. "Elimina todas las contraseñas presentes" y "confimar oprimiendo en OK".

Espero que este breve artículo haya hecho más claros los diversos tipos de protección disponibles en Microsoft Excel hoy en día. Me parece muy conveniente poner todas las herramientas de seguridad en un solo lugar, excepto que no hay protección de contraseña contra los cambios.

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