Cómo Crear Una Tabla En Excel De La Manera Más Eficaz

Tu jefe te entregó una hoja de Excel con algunos datos muy importantes, te gustaría automatizar algunas operaciones en ellas y tener la posibilidad de ordenarlas, pero desafortunadamente no sabes cómo hacerlo.

No te preocupes por eso, porque este blog te enseñará como crear una tabla en Excel. Es absolutamente factible, pero hay que partir de una "estructura" de datos muy precisa que ofrece el programa de forma nativa las tablas.

Con las hojas de cálculo de Excel podrás hacer operaciones exactas e incluso complicadas con datos, filas y columnas en sólo unos pocos clics: una característica que no te fascinará en absoluto, pero ahora mismo no tienes ni idea de cómo hacer una tabla en Excel, ¿verdad? Bueno, este es exactamente el lugar correcto para empezar.

A continuación te daré toda la información necesaria sobre cómo adjuntar los datos de una hoja de cálculo de Excel en una tabla, de manera de poder manejarlos y estructurarlos para optimizar tu labor.

Comienza tu copia de Excel y lee cuidadosamente lo que estoy a punto de decirte. Las instrucciones que le voy a dar son válidas para todas las versiones del famoso programa de Microsoft, tanto para Windows como para MacOS. Estoy seguro de que se sorprenderá de los resultados que obtendrás.

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    Cómo crear una tabla en Excel

    Antes de continuar, hay que tener en cuenta una cosa: aunque una hoja de cálculo clásica de Excel se parece mucho a una "tabla" (es decir, un gráfico organizado en filas y columnas), su contenido básico se llama en realidad el rango de datos.

    Una tabla, entendida en el sentido estricto del término (así como lo que vamos a considerar en esta guía), está compuesta por datos organizados, estrechamente relacionados entre sí, que pueden ser ordenados, ordenados y manipulados según reglas precisas.

    Cómo crear una tabla en Excel
    Cómo crear una tabla en Excel

    En otras palabras, una tabla es una entidad de Excel que puede crearse manualmente, pero que no está presente por defecto en una nueva hoja de trabajo o en una hoja de trabajo básica. Una vez hecho esto, es hora de actuar "inicia Excel" (o abre la hoja de trabajo que quieras gestionar) y "sigue las instrucciones" que se indican a continuación para crear una tabla desde cero o introducir los datos ya presentes en ella.

    Tutorial para crear una nueva tabla

    1. Para empezar, una vez que hayas abierto Excel (y haya hecho clic en la opción Libro de trabajo vacío si quieres empezar desde un documento sin datos), "empieza a escribir en la línea 1" las etiquetas para asignarlas a las distintas columnas de datos. Así que, suponiendo que quieras crear una tabla para la gestión del inventario, podrías organizarla de la siguiente manera.

    • Celda A1 (y columna A) - etiqueta Nombre del producto.
    • Celda B1 (y columna B) - etiqueta El. Comprada.
    • Célula C1 (y columna C) - Etiqueta de El. Vendida.
    • Celda D1 (y columna D) - Etiqueta El. En stock.

    ¿La etiqueta elegida no entra en la celda porque es demasiado larga y está truncada? No te preocupes, puedes adaptar el tamaño de la célula según el contenido.

    2. En este punto, puedes crear tu tabla antes de empezar a introducir datos "haz clic en la primera celda de la tabla" (en este caso A1), "presiona la tecla Shift" de tu teclado y luego "presiona la última celda de la tabla" (en este ejemplo D1), y luego "haz clic en la entrada Enter" y en el icono de la tabla. Alternativamente, puedes seleccionar las celdas de la tabla haciendo clic en la primera de ellas y "desplazar" el ratón hasta llegar a la última.

    3. Una vez completada esta operación, en la nueva ventana que aparece, "marca la casilla Tabla con los encabezados" y "haz clic en OK" después de unos segundos, las columnas seleccionadas se volverán azules y verás aparecer unos dardos junto a cada encabezado, útiles para ordenar los datos. Sin embargo, si lo deseas, podrías proteger las celdas que incluyen cabeceras de modificaciones por casualidad (que pueden cambiar de nombre sin tu conocimiento).

    Si no deseas crear etiquetas/cabeceras de inmediato, puedes saltarte el paso y evitar marcar la tabla con cabeceras en este caso, cabeceras "genéricas" del tipo Columna 1, Columna 2, Columna 3... Columna X, que puedes modificar posteriormente como desees, simplemente haciendo clic en las celdas correspondientes y asignando el nombre deseado.

    4. Este procedimiento ya casi se ha completado. Has creado una tabla con dos filas, una con la cabecera y otra con la información. Si lo deseas, puedes "expandir la tabla "agarrando" la pequeña flecha oblicua colocada en la última celda" de la parte inferior derecha de la tabla y arrastrándola hasta la celda final deseada.

    5. Una vez que hayas establecido el tamaño que necesitas, todo lo que tienes que hacer es "empezar a llenar la tabla con los datos que necesitas", empezando por la fila 2 (también de color azul). Si lo deseas, puedes introducir una operación específica que se realizará entre las diferentes celdas/columnas: en mi muestra, "haz clic en la tabla" como "Columna D", columna D, columna D y así sucesivamente con los elementos restantes almacenados, era la diferencia entre el número de elementos comprados (columna B) y el número de elementos vendidos (columna C).

    ¿No puedes configurar Excel para que realice las operaciones automáticamente? como ya he mencionado, los dardos junto a cada cabecera permiten ordenar automáticamente dentro de la tabla por lo tanto, haciendo clic en una flecha, podrás ordenar los elementos de la tabla en orden ascendente, descendente, color y personalizado, con base en los datos de la columna seleccionada. Si así lo deseas, sólo puedes usar filtros de excepción o de interferencia para las celdas con determinados valores.

    Inserta datos ya existentes en un cuadro

    ¿Tienes una hoja de cálculo que contenga datos ya existentes y quieres organizarla en una tabla práctica para organizar, gestionar y manipular fácilmente? Es una operación muy simple, que puede completarse en un par de clics.

    1. Para empezar, "coloca el ratón sobre la primera celda de la esquina superior izquierda" que contiene los elementos a incluir en la tabla, luego "arrastra el ratón hasta la última celda".

    2. Asegúrate de que todos los datos pertenecen a la selección (marcada con sombreado gris), luego "haz clic en el elemento Insertar" y luego en el icono Tabla.

    3. Ahora "presiona el botón OK", asegurándote de "marcar la casilla de la Tabla con encabezados" si la primera fila seleccionada contiene etiquetas. Una vez completado el proceso de creación, puedes manejar la tabla.

    Comienza con una plantilla predeterminada

    Te dieron una hoja de trabajo llena de datos, pero no puedes encerrarlos en una tabla porque están desordenados y deben ser reorganizados manualmente. Lo que te sugiero es transferirlas dentro de una de las plantillas predefinidas de Excel: de hecho, el programa de Microsoft ofrece la posibilidad de subir plantillas ya preparadas, disponibles tanto en tu ordenador como en línea, que contienen operaciones, pedidos y otras características ya establecidas.

    De esta manera, todo lo que tienes que hacer es llenarlos con los datos que tienes disponibles y personalizarlos después como quieras. Por ejemplo, una de las plantillas más útiles disponibles en línea es la que se utiliza para crear e imprimir facturas: gracias a una serie de hojas de trabajo preestablecidas que contienen hermosas tablas ya preparadas, se puede hacer un seguimiento de las facturas emitidas y obtener una plantilla lista para imprimir.

    1. "Haz clic en el menú Archivo", selecciona Nuevo y "elige una plantilla predefinida de las disponibles" a continuación, o haz una búsqueda en línea escribiendo la palabra clave (por ejemplo, facturas) en la casilla correspondiente y "pulsando la tecla Intro".

    2. Los resultados se dividen a su vez en categorías, que se pueden ver utilizando la barra de navegación lateral apropiada una vez que haya elegido la plantilla que prefiera, simplemente "haz doble clic en su vista previa" para abrir una nueva carpeta de trabajo basada en ella.

    3. Si lo deseas, puedes crear tu plantilla personalizada a partir de un libro de trabajo vacío y guardarla, para luego utilizarla más tarde como punto de partida.

    Cómo personalizar una tabla

    Por defecto, las tablas creadas por Microsoft Excel se basan en tonos de azul, con filas alternas resaltadas y un formato "especial" para la fila de encabezamiento. Sin embargo, si no te gusta este estilo, el programa te da la oportunidad de modificarlo a tu gusto en unos simples pasos. Para proceder:

    1. "Selecciona cualquier celda de la tabla", haz clic en el elemento Diseño en la parte superior y "echa un vistazo a los elementos disponibles" luego, "pulsa el botón Opciones de estilo de la tabla" y, en el panel propuesto. Cada uno de ellos tiene una función específica, que les mostraré en detalle a continuación.

    • Fila de encabezamiento - muestra u oculta la fila que contiene las etiquetas.
    • Fila total - muestra u oculta la fila que contiene la suma total de las distintas columnas (en caso de valores numéricos).
    • Alternando filas/columnas resaltadas - muestra las filas/columnas impares o las filas/columnas pares en un tono más oscuro.
    • Primera/última columna - se aplica en negrita a los datos de la primera o última columna.
    • Botón de filtro - muestra u oculta la "flecha" para los filtros y la clasificación junto a cada uno de los encabezados.

    2. Puedes asignar un nombre a tu mesa "escribiéndolo en el cuadro de Nombre de la mesa" en la parte superior izquierda. Para cambiar los colores, en cambio, tienes que "pulsar el botón de Estilos Rápidos" desde allí puedes elegir la combinación de colores que más te convenga haciendo clic en la vista previa que prefieras, o crear un estilo personalizado

    3. Actuando sobre los distintos elementos de la tabla "haciendo clic en el Nuevo Estilo de Tabla" Por último, puede eliminar completamente el formato de la tabla "haciendo clic en el botón Eliminar".

    Como de costumbre, puedes personalizar el formato de los datos dentro de la tabla seleccionando las filas, columnas o celdas individuales que te interesen (puedes ayudar con la tecla Mayúsculas o las teclas Ctrl/cmd del teclado) y utilizando las herramientas de formato (fuente, tamaño, estilo de fuente, color, alineación, tipo de datos, etc.) presentes en la sección Inicio.

    Cómo borrar una tabla

    Si tienes una hoja de trabajo y ya no necesitas las tablas, realmente puedes borrarlas en segundos. Pero debes tener en cuenta que si borras la tabla se borrara toda la información que tengas plasmada allí.

    Si por el contrario, quieres devolver los datos a su "estado inicial" (es decir, a un rango de valores), solo tienes que borrar el "esquema de la tabla" - y por lo tanto la posibilidad de utilizar las herramientas dedicadas -, tienes que hacer una conversión en su lugar. Estas dos operaciones son extremadamente fáciles de hacer, lo cual detallaré en las siguientes líneas.

    1. Borrar una tabla

    Si vas a borrar la tabla y los datos dentro de ella por completo, todo lo que tienes que hacer es "seleccionarla con el ratón" (arrastrando desde la primera celda de la parte superior izquierda a la última de la parte inferior derecha) y "pulsar el botón Borrar en el teclado" (o retroceso, en Mac).

    2. Convierte la tabla en un rango de valores

    Antes de proceder, te sugiero que "elimines el formato de la tabla para deshacerse de los colores preestablecidos", como expliqué en la sección de personalización de la tabla. "Haz clic con el botón derecho del ratón en una de las celdas pertenecientes a la tabla", luego selecciona Tabla > Convertir a Rango en el menú propuesto y "presiona el botón Sí".

    Conclusión

    Si has llegado hasta aquí, significa que has aprendido completamente las operaciones fundamentales para crear y manejar tablas de datos en Excel sin embargo, antes de que te vayas, quiero recordarte que Excel es un programa extremadamente poderoso que te permite realizar un gran número de operaciones.

    Solo para darte algunos ejemplos, puedes crear histogramas y superponerlos en gráficos para la evaluación de datos, crear verdaderas hojas de trabajo para el sorteo, proteger con contraseña los archivos creados y mucho más: en resumen, ¡saber usar perfectamente Excel puede ayudarte en muchas ocasiones!

    Por último, quiero recordarte que puedes editar los archivos generados a través de Excel utilizando múltiples plataformas: el programa está de hecho disponible, aunque en una versión ligeramente limitada, también como una aplicación para Android, iPhone e iPad (gratuita para dispositivos de hasta 10.1″) y como una aplicación Web que puede utilizarse directamente desde el navegador.

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